إن معرفة كيفية التخطيط ليومك يحدث فرقًا كبيرًا فيما تحققه وكيف تشعر حيال ذلك.
إنه الفرق بين الوقت المستثمر في تطوير أدوارك أو أهدافك ، والوقت الضائع في الرد على الانحرافات والاضطرابات والخداع التي تقصفك.
إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من يومك ، فمن الضروري التخطيط له بشكل صحيح.
لكن كيف تفعل ذلك؟
فيما يلي بعض الأفكار حول كيفية التخطيط ليومك في العمل أو في المنزل أو عندما تكون خارج المنزل ، بحيث يمكنك إنفاق المزيد منه في القيام بما هو أكثر أهمية …
اعرف الوقت المتاح لك
قبل أن تتمكن من التخطيط لها ، عليك أن تعرف الوقت المتاح لديك.
عند التخطيط كل يوم ، تحتاج إلى التعامل مع أي أنشطة منتظمة أو مجدولة لديك في (الأحداث والمواعيد والاجتماعات وما إلى ذلك)
على سبيل المثال ، لنفترض أنك في العمل لمدة ثماني ساعات. إذا كنت تعلم أن خمس من تلك الساعات محسوبة ، فهذا يترك لك ثلاث ساعات ، أليس كذلك؟
ليس تماما…
سيتم تجاوز بعض الأحداث المجدولة (المزيد عن ذلك أدناه). عليك أيضًا أن تضع في اعتبارك استراحات الطعام والحمام (ربما ليس في نفس الوقت على الرغم من ذلك. تتمثل إحدى أفضل استراتيجيات إدارة الوقت في تجميع المهام ، ولكن قد يستغرق ذلك وقتًا طويلاً .
على أي حال ، هذه تمثل ، على سبيل المثال ، 30 دقيقة أخرى. لديك الآن ساعتان ونصف فقط للعمل على المهام والمشاريع غير المجدولة.
كيف تعرف ماذا تفعل؟
هذه هي النقطة التي تستفيد منها حقًا من معرفة كيفية التخطيط ليومك …
خطط ليومك قبل اليوم نفسه
هذا دائمًا يستحق أكثر بكثير من الجهد الذي يتطلبه القيام به – إنه الدوي النهائي لجهودك. سترتفع إنتاجيتك بشكل كبير عندما تفعل هذا ، وأنا أتحدث عن كونك منتجًا فيما يتعلق بالأمور الأكثر أهمية ، وليس فقط أن تكون مشغولاً.
ينصح العديد من خبراء إدارة الوقت بالتخطيط في الليلة السابقة ، لكنني وجدت أن طريقة العمل هذه معيبة جزئيًا. أنت تعتمد على قدرتك على الجلوس وتذكر كل ما تريد القيام به في وقت من اليوم تكون فيه على الأرجح أكثر إرهاقًا.
بدلاً من ذلك ، جرب هذا النظام:
عندما تحصل على شيء لتفعله لا يستحق فعلاً رد فعل في نفس اليوم ، ضعه في قائمتك لليوم التالي الذي تعتقد أنه سيكون لديك بعض الوقت.
فمثلا؛
- الاثنين – تظهر مهمة أو مشروع في حياتك. اكتبها في مخططك اليومي تحت عنوان “الثلاثاء”
- الثلاثاء – ابدأ و / أو أكمل المهمة أو المشروع (حسب الاستعجال).
ما ستنتهي به هو قائمة محدودة من الأشياء التي يجب العمل عليها .
ولكن ماذا يحدث عندما تعلم أن الثلاثاء لن يكون جيدًا لأنه لن يكون لديك وقت غير محدد؟
بسيط … قم بتحويله إلى الأربعاء ، أو في اليوم التالي المتاح ، سيكون لديك بعض الوقت.
ليس كل يوم هو نفسه.
تميل العديد من المهام والأحداث المجدولة إلى التنظيم على أساس سبعة أيام ، لذا استخدم مخططًا أسبوعيًا لمساعدتك في تحديد ما يجب القيام به ومتى.
| بالمناسبة ، أي تخطيط أفضل من لا شيء. إذا كانت هناك مناسبات لا تخطط فيها حتى اليوم نفسه ، فلا يزال الأمر يستحق القيام به. حتى كتابة بعض الأشياء على بعض قصاصات الورق يوفر إحساسًا بالهدف الذي لا تستطيع ذاكرتك مطابقته. |
نظم مهامك في الوقت المتاح لديك
في وقت سابق ، قلت “جزئيًا” لأن التخطيط في الليلة السابقة له فوائده. بمجرد أن تعرف ما عليك القيام به ، فإن تخصيص بضع دقائق لتنظيم ما يجب القيام به ، ومتى تفعل ذلك ، وإلى متى ، يعد تمرينًا أساسيًا لمعرفة كيفية التخطيط ليومك.
باستخدام المثال أعلاه ، لنفترض أن لديك قائمة من 11 شيئًا يمكنك القيام بها في ساعتين ونصف.
جرب الوقت في الملاكمة لكل واحد من هذه الأشياء. امنح كل واحدة جزءًا من الوقت وفقًا للإلحاح الذي تتطلبه (كل شيء مهم ، وإلا فلن تكون قد كتبته). المهم هو أن تفعل شيئًا حيال كل شيء في قائمتك ، لأنها كلها مهمة.
هذا يتطلب ممارسة ودرجة من الانضباط الذاتي ، خاصة عندما تبدأ مهمة وتدخل في التدفق معها.
إذا كنت ترغب في الاستمرار في ذلك ، عليك أن تقرر ما إذا كان الأمر يستحق تكلفة التأثير الضار لعدم القيام بالأشياء الأخرى التي يجب القيام بها. بالتأكيد ، يمكن نقلها إلى اليوم التالي المتاح ؛ لكنك ستحصل في النهاية على وقت أقل وضغط أكبر.
حدد وقتًا لأدوارك وأهدافك ومشاريعك
في معظم الأيام ، لديك أشياء للقيام بها. يعد تنظيم وقت القيام بشيء ما أمرًا بسيطًا إلى حد ما: افعل ذلك غدًا ، أو يمكنك القيام بذلك في اليوم التالي المتاح.
ولكن ماذا عن تلك الأشياء في حياتك التي لن يتم إنجازها هذا الأسبوع؟
من المنطقي جدولة أدوارك وأهدافك ومشاريعك بنفس الطريقة.
افعل شيئًا حيالهم كل يوم لديك بعض الوقت غير المجدول. إذا كان لديك الكثير باستمرار ، فلن تمنحهم الاهتمام الذي يستحقونه ؛ ربما يعني هذا أنك بحاجة إلى قطع بعض الالتزامات الأقل أهمية.
إذا لم تكن مستعدًا للقيام بذلك ، فسيتعين عليك جدولتها (ربما على أساس أسبوعي) إذا كنت تريد القيام بها بالفعل.
لذا ، بالعودة إلى 2.5 ساعة – لديك الآن مهام للقيام بها ، وأدوار يجب القيام بها ، ومشاريع لإكمالها وأهداف للعمل عليها.
ما فعلته الآن هو تحديد كل شيء على رادارك. أنت تعرف الآن ما يجب القيام به.
وينطبق نفس المبدأ – افعل شيئًا حيال كل شيء.
بناء في بعض الوقت العازلة
إذا كنت تريد معرفة كيفية التخطيط ليومك ، فهذه إحدى أهم استراتيجيات إدارة الوقت التي يمكنك تعلمها.
مهما كان الوقت المتاح لديك لإنجاز الأمور ، خطط لترك نسبة مئوية منه كوقت “مفتوح” للاضطرابات الحتمية التي ستقطع يومك.
يستغرق الأمر وقتًا وتجربة وخطأ قبل أن تصل إلى النقطة التي تسمح عندها بالقدر الأمثل من وقت التخزين المؤقت. الكثير يعني ضياع الوقت ؛ القليل جدا يخلق التوتر والضغط.
عند تجاوز الأحداث المجدولة
ماذا يحدث عندما يستمر الاجتماع أو الموعد لفترة أطول من المتوقع؟
هذا النوع من شيء يحدث في كل وقت. عندما يحدث ذلك ، يكون لديك خياران:
- اختصر الأمر – إذا كنت راغبًا وقادرًا ، فكن من يقترب من نهايته. قد يعني هذا تعلم كيف تكون حازمًا ، لكنها واحدة من أفضل الطرق للقيام بها إذا كنت تريد معرفة كيفية التخطيط ليومك بشكل فعال.
- أعد التفكير في خططك لهذا اليوم. إذا استهلكت الأحداث وقتك المؤقت وما بعده ، فسيتعين عليك استخدام الوقت المتبقي للعمل على أي شيء يحتاج إلى القيام به أولاً. كل شيء آخر سيتعين إما القيام به لاحقًا ، أو تركه حتى تاريخ لاحق.
كيف تخطط ليومك: ملخص
- أي تخطيط أفضل من لا شيء.
- قم بإعداد قوائم مستقبلية كلما مررت بها كل يوم.
-
- حدد مقدار الوقت الذي يجب منحه لكل عنصر في قائمة المهام الخاصة بك بناءً على الوقت المتاح وإلحاح كل مهمة.
- السماح لبعض الوقت العازلة.
- خصص وقتًا كل أسبوع للأدوار والأهداف والمشاريع طويلة المدى
