هناك نوعان من وظائف إدارة الوقت التي يجب أن تعتني بها كل يوم.
كلاهما ليس صعبًا بشكل خاص ، لكن كلاهما لديه القدرة على إحداث فرق حقيقي باستمرار في إنتاجيتك.
المشكلة
غالبًا ما يظهر العمل بشكل عشوائي. بريد إلكتروني هنا ، طلب هناك ؛ أنت فقط لا تعرف ما الذي سيأتي في طريقك اليوم.
هل تعرف كيف تنظم تلك المهام الواردة ، ثم تفعلها بالفعل؟
ما لم تعتني بهاتين الوظيفتين في إدارة الوقت كل يوم يمكن أن تخرج الأمور عن نطاق السيطرة.
الحل
وإليك ما يجب القيام به:
1. التخطيط لليوم
لديك عنصرين في يوم عملك – العمل غير المجدول والعمل المجدول.
الأول عادة ما يتناسب مع الثانية.
فكيف تديرها؟
الاجتماعات والمواعيد وحتى المهام المجدولة ، كلها تعتني بنفسها – يجب أن تحدث في أوقات محددة مسبقًا (عندما تنتهي هي مسألة أخرى ).
لكن هذه هي الأشياء غير المجدولة التي تحتاج إلى الاهتمام بها.
الحل؟
قم بعمل قائمة مهام يومية.
“حسنًا ، دوه …”
أعلم ، أعلم … لقد سمعت ذلك من قبل ؛ ولكن الأمر لا يتعلق فقط بوضع خطة لهذا اليوم.
يتعلق الأمر بكيف ومتى وأين تصنعه .
مهام “التقاط” كما تظهر مع أي شيء عليك تسليمه ، ولكن ضعهم جميعًا على مخططك اليومي .
لذلك ، على سبيل المثال ، قد تكون في الحمام صباح يوم الثلاثاء عندما تتذكر أنك تريد الاتصال بشخص ما – دعنا نسميه مايك. خذ معك زجاجة شامبو واحتفظ بها أثناء ارتداء ملابسك كتذكير لكتابة “Contact Mike” في قائمة مهامك اليومية.
(تذكر الشامبو – ضعه مرة أخرى عند الانتهاء!) من
الناحية المثالية ، افعل الأشياء في اليوم التالي لظهورها في حياتك. هذا يقلل من مقدار رد الفعل الذي تقوم به ويعني أنه ليس لديك سوى عدد محدود من المهام في أي يوم معين.
لذا ، نعود إلى صديقنا مايك ؛ اكتب “Contact Mike” تحت تاريخ الأربعاء في مخططك اليومي.
2. افعل شيئًا بخصوص كل شيء في خطتك
. يجب أن يكون الاتصال بمايك مباشرًا ، أليس كذلك؟
كنت تعتقد ذلك ؛ لكن الأشياء تحدث ؛ الاتصالات تتعطل. قد لا يجيب مايك.
لقد حاولت ، لكنك لم تحصل على النتيجة التي تريدها.
لذا أدخل “Contact Mike” مرة أخرى تحت تاريخ الخميس.
ما يهم هو أنك مصرة. استمر في الاتصال بمايك حتى تمسك به.
لست مضطرًا لإنهاء كل مهمة في قائمتك اليومية (على الرغم من أن هذا هو السيناريو المثالي) ، لكن عليك فعل شيء حيال كل مهمة كل يوم. هذه هي أفضل طريقة لإغلاق كل حلقة في النهاية.
لذا ، لنفترض أني بالأمس خططت لـ 12 مهمة لمرة واحدة للقيام بها اليوم.
الهدف هو القيام بشيء ما بشأن كل مهمة من هذه المهام الـ 12 ، حتى لو كانت جزءًا صغيرًا من المهمة. أولئك الذين لم يكتملوا يتم إعادة إدخالهم في تاريخ اليوم التالي.
هذا كل شيء – وظيفتا إدارة الوقت التي تحتاج إلى الاهتمام بها كل يوم.
تحذير
في بعض الأحيان قد تحتاج حقًا إلى الحصول على “مايك” بسرعة.
إذا كان الأمر كذلك ، افعلها. لا تدع الأنظمة والعادات تتجاوز الفطرة السليمة. كلما زاد استخدامك للنظام ، كلما وجدت رد فعل أقل.
وظائف إدارة الوقت هذه ليست مبادئ أو أساليب أو مهارات ؛ إنهم عادات “يجب أن يفعلوها” كل يوم.
