يمكن للمكتب الفوضوي أن يحدث فرقًا كبيرًا في شعورك ووظيفتك في العمل.
يمكنك بسهولة قضاء الكثير من الوقت في مكتبك كما تفعل في منزلك. في هذه الحالة ، هل هي بيئة تستمتع بالتواجد فيها؟
المشكلة…
عاجلاً أم آجلاً ، يترك معظم الناس الأشياء تنزلق.
يبدأ بقطعة من الورق موضوعة هنا ، أو فنجان قهوة هناك.
قبل أن تعرف ذلك ، يبدو أن القمامة والفوضى في كل مكان تنظر إليه ، وقد خرجت الأشياء عن نطاق السيطرة …
إن استثمار الوقت في ترتيب مساحتك ثم إبقائها منظمة سيؤدي إلى تحسين موقفك بسرعة من بيئة مكتبك وإدارة وقتك في العمل.
كيفية تحسين مكتبك الفوضوي
1. خطة وقت للقيام بذلك
لا تفعل ذلك مباشرة بعد قراءة هذا!
خطط لبعض الوقت غدًا ، أو كلما كان لديك جزء من الوقت للقيام بذلك.
كم من الوقت يجب أن تعمل عليها؟ اعمل طوال المدة الزمنية التي تستغرقها في القيام بشيء تعتبره ذا مغزى – “نافذة للعمل الفعال”.
“نافذة العمل الفعال” هي المدة الزمنية التي يمكنك مواجهتها في العمل على شيء (إجراء) يحدث فرقًا بالفعل (أي أنه فعال) – في هذه الحالة ، تنظيم مكتب فوضوي.
2. التحضير
احصل على حاويات لاستخدامها في إعادة التدوير وجمع كل ما لا يمكن إعادة استخدامه. الملصقات وأقلام التحديد والمفكرة والموقت ستكون مفيدة أيضًا.
3. ضبط المؤقت
كم من الوقت سوف تعمل؟
من شبه المؤكد أنك لست مضطرًا لإنهاء هذا دفعة واحدة. إذا فعلت ذلك ، فهل أنت مستعد لقبول عواقب ذلك؟
ما هو تأثير الضربة القاضية لكل شيء آخر اليوم؟ إذا كان هناك وقت ، فلا بأس. إذا كانت محدودة ، فضعها في خانة الوقت (انظر أدناه) وارجع إليها في الوقت الذي يناسبك.
4. تطهير
اعمل بشكل منهجي ، لن تفوتك مساحة واحدة في كل مرة لمسح أو إعادة تدوير أي شيء تعرفه.
كن قاسيا. إذا لم يتم استخدامه خلال الأشهر الستة الماضية ، فهل يستحق البقاء؟
5. تنظيم
قم بتجميع العناصر المتشابهة معًا بقدر ما تستطيع. قم بتضمينها ، وقم بتسميتها وقم بتدوين أي شيء تحتاج إلى القيام به أو شرائه لإنهاء التنظيم بشكل صحيح.
قد تكون هذه الخطوة مربكة. إذا كان الأمر كذلك ، قم بتقسيمها.
بالإضافة إلى بعض النصائح حول كيفية تنظيمه …
- ما هي التكنولوجيا التي يمكنك استخدامها لتقليل الحاجة إلى فوضى الورق؟ ما هو الشيء الوحيد الذي يمكنك فعله حيال ذلك؟
- بأي يد تجيب على الهاتف؟ احتفظ بها على هذا الجانب من المكتب ، مع وجود قلم وورقة في مكان قريب.
- تأكد من معرفتك بكيفية تنظيم الأعمال الورقية بفعالية وكفاءة.
- ما هي أغراضك الأكثر استخداما؟ هل يمكن الوصول إليها بسهولة بحيث تضيع وقتًا أقل في البحث عن الأقلام ومشابك الورق ودفاتر الملاحظات وأي شيء آخر تحتاجه؟
- عندما تفكر في الحصول على شيء لمكتبك ، اسأل نفسك ثلاثة أسئلة: هل هذا يبرر التكلفة المالية؟ هل يبرر المساحة التي يشغلها؟ وهل ستجعل مكتبي يشعر ويعمل بشكل أفضل؟
- من الآن فصاعدًا ، أعد كل شيء إلى مكانه الذي ينتمي إليه حتى لو كان من الممكن أن يذهب إلى مكان ما بشكل أفضل. في النهاية غيّر المكان الذي تحتفظ فيه به ، لكن تأكد من أن كل المتضررين يعلمون.
الآن هذا هو واجبك المنزلي. 🙂
من تعرفه بمكتب مرتب ومنظم باستمرار؟ اسألهم كيف فعلوا ذلك. هذه واحدة من أسرع الطرق وأكثرها فعالية لتحسين مساحة عملك.
بغض النظر عن مدى سوء مكتبك الفوضوي ، فإن أي وقت تقضيه لتحسينه سيكون له تأثير إيجابي على ما تشعر به وكيف تعمل وإدارة وقتك في العمل.
متى تستطيع البدء؟
