تعد إدارة الوقت بشكل جيد أمرًا مهمًا للجميع، ولكنها مهمة للغاية لرواد الأعمال.
عادةً ما يواجه الأفراد الذين ينشئون مشروعًا تجاريًا جديدًا العديد من التحديات اليومية وهم مسؤولون في النهاية عن التعامل معها جميعًا.
قد يبدو أنه لا توجد ساعات كافية في اليوم لفرد واحد للتعامل مع كل جانب من جوانب بناء الأعمال التجارية.
ومع ذلك، هناك ما يكفي من الوقت كل يوم إذا كنت تدير وقتك جيدًا وتخصص الوقت المناسب لكل مهمة.
إذن، كيف يدير رواد الأعمال الناجحون وقتهم؟
فيما يلي عشرة من أفضل النصائح التي سمعتها حتى الآن.
1. ضع خطة
قبل أن تنظر حتى في الطريقة التي ستدير بها وقتك، يجب أن تكون واضحًا بشأن أهدافك وكيفية الوصول إلى هناك، وإلا فإن الكثير من وقتك سيقضي في تنفيذ المهام لن ينتهي في ذهنك.
تأكد من أن لديك رؤية واضحة تمامًا وخطة عمل قوية يمكنك مراجعتها بانتظام وإجراء التعديلات عند الضرورة.
نادرًا ما يتم التخطيط للأشياء فعليًا، ولكن وجود واحد سيمكنك من الاستمرار في التركيز على ما تفعله وسيساعدك على منحك الزخم لأداء المهام اليومية اللازمة للوصول إلى هدفك.
2. إعطاء الأولوية لقائمة المهام الخاصة بك
إذا كنت تبني مشروعًا تجاريًا، فستحصل على قائمة كبيرة ومتنامية على الأرجح من الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها.
يعد وجود قائمة مهام عنصرًا حاسمًا مطلوبًا لإدارة وقتك جيدًا، ولكن عليك التأكد من كتابته بشكل صحيح.
بمجرد خروج أفكارك من رأسك وعلى الورق (أو التنسيق الرقمي – أناقش إيجابيات وسلبيات كليهما في هذا المنشور )، فأنت بحاجة إلى تحديد أولويات قائمتك للتأكد من أنك تهتم بالمهام عالية القيمة أولاً و عدم إضاعة الكثير من الوقت على الأشياء غير المهمة.
عادةً، الأشياء الصغيرة التي تقدم القليل جدًا في المقابل هي ما يميل الناس إلى الوقوع فيه، وكرائد أعمال، لا يمكنك تحمل إضاعة وقتك في الأشياء غير المهمة.
يجب أن تكون قاسياً مع هذا.
طريقة رائعة لتنظيم قائمتك هي استخدام شيء يسمى طريقة أيزنهاور بوكس. أناقش بالضبط كيفية استخدامه في هذا المنشور: “ما هو صندوق أيزنهاور؟”
3. كسرها
يمتلك رواد الأعمال الناجحون القدرة على القيام بمهام كبيرة ومعقدة وتقسيمها إلى أجزاء صغيرة يمكن مهاجمتها واحدة تلو الأخرى.
ومن الأهمية بمكان التركيز على مهمة واحدة في كل مرة.
بينما يتطلب بناء عملك الخاص أن تكون متعدد المهارات، فإن تعدد المهام ليس هو السبيل لإنجاز الأمور.
ركز دائمًا على قطعة واحدة من اللغز في كل مرة قبل الانتقال إلى التي تليها.
4. جدولة المهام والدُفعات
تعد جدولة مهامك أحد الأركان الأساسية للإدارة الجيدة للوقت. إذا لم تتحكم في وقتك من خلال جدولته، سينتهي بك شخص آخر بالتحكم فيه نيابة عنك وهذا شيء لا يستطيع رائد الأعمال السماح بحدوثه.
لكن تحديد الوقت للقيام بالأشياء ليس سوى نصف المعركة.
يحتاج رواد الأعمال إلى التأكد من تخصيص وقتهم بشكل صحيح وأنهم لا يتنقلون من مهمة إلى أخرى.
تجميع المهام معًا عبارة عن مجموعات زمنية مخصصة يمكن أن تكون مفيدة حقًا. يحدث هذا عندما تقوم بجدولة نفس نوع المهمة معًا بحيث لا ينتقل انتباهك باستمرار من شيء إلى آخر.
5. جدولة وقت التوقف
هناك اعتقاد شائع أنه إذا كنت رائد أعمال، فعليك أن تعمل عشرين ساعة في اليوم، سبعة أيام في الأسبوع.
بالتأكيد، ستكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى تخصيص ساعات، ولكن إذا كنت تعمل باستمرار دون فترات راحة كافية، فسوف تنفد عاجلاً وليس آجلاً.
تأكد من تحديد وقت التوقف للاسترخاء وممارسة الرياضة والحصول على تدليك وقضاء الوقت مع الأصدقاء والعائلة – كل ما تريد القيام به.
وتأكد من تخصيص هذا الوقت لتلك الأغراض.
بمعنى آخر، لا ترد على رسائل البريد الإلكتروني أو تستقبل مكالمات العمل خلال ذلك الوقت.
يعد قضاء الوقت في أنشطة أخرى غير العمل أمرًا مهمًا للصحة العقلية والجسدية وسيساعدك على إعادة شحن طاقتك، مما يجعلك أكثر فاعلية عند العودة إليها.
6. تفويض / الاستعانة بمصادر خارجية
سيسمح تفويض المهام منخفضة القيمة ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً لرائدة الأعمال بتركيز وقتها واهتمامها على الأشياء المهمة ذات القيمة العالية التي ستقود العمل.
قد لا تمتلك العديد من الشركات الجديدة رأس مال كافٍ حتى الآن لبدء توظيف مساعدين بدوام كامل لمساعدتك في هذه الأشياء، ولكن هناك بدائل أرخص، مثل استخدام مساعد افتراضي.
يتحدث تيم فيريس كثيرًا عن هذا في كتابه، أسبوع العمل لمدة 4 ساعات .
أثبت استخدام مساعدين افتراضيين في أماكن مثل الهند لرعاية معظم مهامه الإدارية أنه وسيلة فعالة للغاية من حيث التكلفة لتوفير وقته لتركيز انتباهه على الأنشطة التي طورت أعماله ودرّت المزيد من الدخل.
7. العصف الذهني
أثناء اتخاذ الإجراءات وإنجاز الأشياء أمر بالغ الأهمية لرائد الأعمال، يجب عليه أيضًا أن يأخذ وقتًا لإيقاف كل شيء عن التفكير.
حدد وقتًا للتفكير النقدي وطرح الأفكار الجديدة لعملك، ولكن عليك أن تكون ذكيًا في هذا الشأن. لا تقضي الكثير من وقتك في التفكير فقط وعندما تفعل ذلك، لا تفعل ذلك خلال ساعات الذروة في العمل.
في الواقع، يشير البحث إلى أنه يمكن إنجاز أكثر أعمالك إبداعًا عندما تشعر بالتعب. لذا، ابتعد عن المهام ذات الأولوية ومهام “العمل العميق” أولاً ثم خصص لنفسك بعض الوقت للتفكير في المشكلات وصقل الأفكار الجديدة.
يقضي المستثمر الملياردير، وارن بافيت، الكثير من وقته في التفكير والقراءة ويقول إن ذلك من أهم الأشياء التي يقوم بها لأعماله.
من الواضح أن رواد الأعمال الجدد لا يتمتعون برفاهية القراءة والتفكير لساعات في كل يوم لأنهم بحاجة إلى القيام بالمهام العملية المطلوبة لتطوير أعمالهم، لكن حقيقة أن بافيت يعطي الأولوية للوقت لذلك يسلط الضوء على إمكاناته أهمية لرجل أعمال.
8. لا تؤجل الأمور
لدينا جميعًا أيام لا نشعر فيها بالرغبة في الوقوع في جبل الأشياء التي تنتظرنا، ولكن بصفتك رائد أعمال، لا يمكنك تحمل المماطلة.
إذا لم تنجزها، فمن المحتمل ألا يتم إنجازها، لذلك عليك تحقيقها – اليوم. أو على الأقل اتخاذ إجراءات كل يوم تجعلك أقرب إلى هدفك.
لديك طريقتان يمكنك من خلالهما مهاجمة الأشياء إذا شعرت أنك تماطل في شيء ما.
أولاً، يمكنك تجربة طريقة “أكل الضفادع”، والتي روج لها مؤلف التطوير الذاتي والمتحدث التحفيزي، براين تريسي، وتشجعك على التعامل مع أصعب مهمة في اليوم أولاً. يمكنك قراءة المزيد عنه هنا.
ثانيًا، يمكنك التعامل معها بطريقة معاكسة والبدء بشيء بسيط.
أحيانًا يكون مجرد شطب شيء ما من قائمتك كافيًا لاستعادة زخمك، والعودة إلى “وضع الزحام” والاستعداد لمهاجمة مهامك الأكثر تعقيدًا.
9. تعلم التركيز
يجب أن تكون إدارة الوقت بكفاءة من أولويات رواد الأعمال، ولكن ما لم تتمكن من استخدام الوقت الذي خصصته بشكل فعال، فإن قدرتك على الجدولة تصبح غير مجدية.
لا تتطلب بعض المهام قدرًا كبيرًا من التركيز، ولكن ستكون هناك مهام معينة تتطلب تركيزك واهتمامك الكاملين، لذلك عليك أن تكون قادرًا على القيام بذلك.
هذا ينطوي على كل من إعداد البيئة والممارسة الصحيحة.
إن تركيز انتباهك لفترات طويلة ليس بالأمر السهل، لكنه مهارة يمكن تطويرها بالتكرار.
إن تقليل الوقت الذي تقضيه في استخدام الأدوات التي تشتت الانتباه سيساعد عقلك أيضًا على التركيز بشكل أفضل عندما تحتاجه أيضًا.
هناك الكثير مكتوبًا عن هذا في Deep Work بواسطة Cal Newport، والذي قمت بمراجعته في هذا المنشور.
10. قل “لا”
القدرة على قول “لا” هي مهارة مفيدة لرائد الأعمال. عندما تقول “نعم” للتعيينات والمهام من أشخاص آخرين، فأنت مطالب باستثمار وقتك واهتمامك بهذه الأشياء. إذا لم يساعدوك في تحقيق أهدافك، فيجب أن ترد بـ “لا” على هذه الطلبات.
حاليًا، أعيش وفقًا لقاعدة أنه إذا لم أشعر أن شيئًا ما هو “نعم” بنسبة 100٪ بالنسبة لي، فهذا يعني أنه “لا” مؤكد.
الوقت ثمين للجميع وربما أكثر من ذلك بالنسبة لرائد الأعمال.
